Den Prozessablauf im Blick, die Kosten im Griff: Projektmanagement für komplexe Projekte

Gesagt ist nicht gleich getan. Besonders bei größeren Entwicklungsprojekten sind Zeitdisziplin und das Einhalten der Kosten keine Selbstverständlichkeit. Zu groß sind die Variablen, die den Verlauf eines Projektes beeinflussen können.

Je nach Umfang der Aufgabe und des Ziels empfiehlt tecnotron, einen Projektmanager einzusetzen. So wird sichergestellt, nach dem Grundprinzip des „Magischen Dreiecks“ des Projektmanagements in jeder Phase zwischen Qualität, Kosten und Zeit abwägen zu können. Der Vorteil: Veränderungen werden schnell erkannt, bewertet und möglicherweise umgehend Alternativen für den weiteren Projektverlauf entscheidungsreif vorgestellt.

Der tecnotron-Projektmanager wird zum wichtigsten Bindeglied zwischen allen  Beteiligten, kundenseitig und abteilungsübergreifend im eigenen Haus. Nach Projektphasen unterteilt, sind mit seiner Arbeit folgende Leistungen verbunden:

  • Projekt-Start
  • Planung
  • Durchführung und Controlling
  • Projektabschluss
  • Projekt-Briefing: Wir analysieren die Ausgangslage, verfassen den Auftrag im Kunden-Dialog, beginnen mit den Fachabteilungen die Kalkulation
  • Das Projektziel vor Augen: Mit der technischen Beschreibung, der Data List, der Compliance Matrix und unserer Kalkulation erläutern wir, ob und wie die Vorgaben zu realisieren sind.
  • Die Anforderungen / Requirements werden definiert.
  • Bewertung des Projektes per Machbarkeits- und Risikoanalyse
  • Zeit- und Personalbedarf: Der Projektplans gibt Auskunft über den terminlichen Ablauf der Prozesse und regelt der Personaleinsatz
  • Optimale Verständigung: vorbereitendes Kommunikationsmanagement zur Dokumentation des Projektverlaufes
  • Festlegen der Projektsprache, des Berichtswesens, der Teamgröße, der Kommunikationswege
  • Kostenmanagement: Hier wird die Vorbereitung zur Ermittlung und Zuordnung nach Kostenstellen getroffen

Die zeitgleich ablaufenden Phasen der Planung und Durchführung erfahren mit dem Projektmanagement die notwendige Prozesssicherheit in der Projektabfolge. Der zu Beginn hohe Planungs- und Koordinationsaufwand verringert sich, gewinnt im Laufe der Durchführung bei notwendigen Planungsänderungen jedoch wieder an Gewicht. Kennzeichnend für die sichere Koordination aller Prozesse sind folgende Services:

  • Übersicht gewinnen, Kundenanforderungen sammeln: Wir pflegen die Bestellung ins ERP-System INFOR ein, definieren den Kundenauftrag.
  • Abweichungen entdecken, Entscheidungen fällen: Identifikation von Vorgehensweisen, abseits vom Standardprozess. Wir halten erkennbare Veränderungen in den Projektwochenberichten fest. Bei umfangreicheren Abweichungen wird ein Projekthandbuch erstellt.
  • Start-Check: Abgleich der aktuellen, vor Projektbeginn definierten Anforderungen mit dem Projektvertrag. Abweichungen werden an das Angebot angepasst, mit den Eingangsdokumenten verglichen und dokumentiert.
  • KickOff: Mit der aktuellen Anforderungsdokumentation erstellen wir den Projektauftrag. Unser KickOff-Meeting ist der Beginn, die Fachabteilung(en) hausintern über den Kundenauftrag zu informieren.
  • Projektausrichtung – Team und Zeitplan werden eingestimmt: Der Projektplan wird aktualisiert, auf den Projektstart fixiert, Ressourcen festgelegt. Eventuelle Abweichungen lassen sich über den Basisplan zurückverfolgen.
  • Risiken erkennen, rechtzeitig gegensteuern: Was erledigt ist, welche Projektphasen Risiken in sich tragen, werden im Projektwochenbericht erfasst und tabellarisch ausgewiesen.
  • Bauteil-Beschaffung – rechtzeitig, angemessen und mit Weitblick: Wir setzen auf Zuverlässigkeit, koordinieren die Bauteil- und Lieferantenauswahl just-in-time oder ordern Langläufer-Bauteile mit angemessenem zeitlichen Vorlauf. Das Controlling der Liefertermine wird im Projektwochenbericht dokumentiert.
  • Den Überblick behalten: Mit Fortschreiten des Projektes nimmt im weiteren Verlauf die Komplexität der Prozessabläufe zu. Enge Koordination und Transparenz über Zeitbedarf, Personaleinsatz, Qualitätskontrollen und Materialbeschaffung sind unabdingbar. Der Projektwochenbericht gibt dazu detaillierte Auskunft für alle Beteiligten. Auch die Behandlung von erkennbaren Risiken, die den weiteren Prozess verzögern oder gar gefährden können, hat hier ihren Platz.
  • Liefergegenstände werden, ganz nach vertraglicher Regelung, prozesskonform per Q-Gate in der Aktionsliste zum Projektwochenbericht dokumentiert. Der Status, auch über noch offene Aktionen, entscheidet über die Freigabe des jeweils nächsten Projektschritts.
  • Kosten-Controlling, straff geführt: Arbeitszeiten und andere Kostenfaktoren unterliegen einem regelmäßigen Monitoring. Änderungen und ungeplante Kosten werden schlüssig aufbereitet. Sie dienen als Grundlage, zu notwenigen Entscheidungen zu gelangen.
  • Konfigurationsmanagement über detaillierte Data-Lists (Übersicht über alle Dokumente, die im Projekt entstehen) und Config-Status-Lists (Übersicht über alle Produktionsdaten) 
  • Projekt beendet, Ziel erreicht: Sind alle Hürden genommen, alle Anforderungen erfüllt, wird der finale Status durch das Abnahmeprotokoll dokumentiert.
  • Ergebnis unterm Strich: Intern wird jedes Projekt am Ende nachkalkuliert – mit wichtigen Erkenntnissen, die für weitere Aufgaben hilfreich sind.
  • Projekt-Abschlussmeeting: Der Austausch zum Ausgang des Projekts, die Lesson-Learned-Erkenntnisse wie die persönliche Einschätzung aller Beteiligten, ist eine qualitätsfördernde Reflexion. Auf Wunsch gestalten wir das Meeting gemeinsam mit unserem Kunden. Die Gesamtbewertung fließt in den Projekt-Abschlussbericht.